Kebijakan Privasi

Berlaku sejak 27 Desember 2021.

Pondok Pesantren Haji Maimoen memproses data pribadi santri dan wali santri untuk keperluan penyelenggaraan pendidikan dan administrasi keuangan. Sebagian besar santri adalah anak di bawah umur, dan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi memberikan perlakuan khusus untuk data anak. Kebijakan ini menjelaskan data apa yang diproses, untuk apa, dan hak apa yang dimiliki wali santri.

1. Data yang dikumpulkan

Data santri

• Identitas: nama, nomor induk santri, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir
• Data pendidikan: kelas, asrama dan kamar, kehadiran kegiatan, catatan hafalan
• Foto santri untuk kartu tanda santri dan dokumen perizinan
• Data keuangan: tagihan, riwayat pembayaran, saldo tabungan santri

Data wali santri

• Nama wali dan hubungan dengan santri
• Nomor telepon atau WhatsApp dan alamat
• Akun portal: nama pengguna dan kata sandi yang disimpan dalam bentuk teracak (hash)

Data transaksi

• Nominal, waktu, metode, dan status pembayaran
• Nomor referensi dari penyedia jasa pembayaran. Pondok tidak menyimpan nomor kartu, PIN, OTP, maupun kredensial perbankan wali santri.

2. Tujuan pemrosesan

• Penyelenggaraan pendidikan: penempatan kelas dan kamar, absensi, penilaian hafalan
• Administrasi keuangan: penerbitan tagihan, pencatatan pembayaran, kwitansi
• Perizinan dan keamanan santri, termasuk dokumentasi saat berangkat dan kembali
• Pemberitahuan kepada wali santri melalui WhatsApp mengenai tagihan, pembayaran, perizinan, dan pengumuman pondok

3. Dasar pemrosesan dan persetujuan

Pemrosesan dilakukan atas dasar pelaksanaan kewajiban perjanjian antara pondok dan wali santri, serta persetujuan yang diberikan wali santri. Untuk data santri yang belum berusia 18 tahun, persetujuan diberikan oleh orang tua atau wali sebagai pemegang hak asuh. Persetujuan tersebut diminta secara tegas pada saat pendaftaran akun portal wali santri, bukan diasumsikan dari penggunaan situs ini.

4. Pihak ketiga

Data diteruskan kepada pihak ketiga hanya sebatas yang diperlukan, yaitu:

• Penyedia jasa pembayaran berizin Bank Indonesia, untuk memproses transaksi non-tunai. Data yang diteruskan terbatas pada identitas penagihan dan nominal transaksi.
• Penyedia layanan pesan WhatsApp, untuk mengirim pemberitahuan ke nomor wali santri.
• Penyedia layanan penyimpanan berkas dan jaringan, untuk menyimpan dokumen dan foto secara aman.

Pondok tidak menjual, menyewakan, atau menukarkan data pribadi santri maupun wali santri kepada pihak mana pun untuk kepentingan pemasaran.

5. Keamanan dan masa simpan

Akses ke data dibatasi menurut peran pengurus, kata sandi disimpan dalam bentuk teracak, dan berkas dokumen disimpan pada penyimpanan tertutup yang hanya dapat dibuka melalui tautan berbatas waktu. Data santri disimpan 1 tahun sejak santri lulus atau keluar, kecuali data yang wajib disimpan lebih lama berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan, misalnya catatan keuangan.

6. Hak wali santri

• Memperoleh informasi tentang data yang diproses dan tujuannya
• Meminta akses dan salinan data santri serta datanya sendiri
• Meminta koreksi atas data yang tidak akurat
• Meminta penghapusan data yang tidak lagi diperlukan
• Menarik persetujuan, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum pondok
• Mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu

Permohonan disampaikan kepada penanggung jawab data pribadi pondok dan dijawab dalam waktu wajar sejak permohonan diterima lengkap.

7. Penanggung jawab data pribadi

• Jabatan: Sekretaris Pondok
• Email: [email protected]
• Telepon: +6282223245422

8. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui mengikuti perubahan layanan atau ketentuan hukum. Versi terbaru selalu tersedia pada halaman ini, dan perubahan yang berdampak pada hak wali santri diberitahukan melalui portal atau pesan WhatsApp.